Hồ sơ hải quan "lên mạng": số hóa chứng từ, dữ liệu tập trung

Nội dung sửa đổi tập trung vào nhóm giải pháp tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, gắn với chuyển đổi số, cắt giảm thủ tục hành chính, phân cấp – phân quyền và nâng cao hiệu lực quản lý.

Trước hết, Thông tư 121/2025/TT-BTC bổ sung, sửa đổi các quy định liên quan đến việc số hóa chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan (Điều 3, 16, 16a, 18 của Thông tư 38). Việc sửa đổi này được đặt trong bối cảnh triển khai nhiệm vụ "thực hiện số hóa 100% hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính…" theo Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 26/3/2025 của Chính phủ, đồng thời phù hợp yêu cầu tổ chức thực hiện thủ tục hải quan theo mô hình bộ máy mới.

Theo quy định mới, việc khai và nộp tờ khai, chứng từ được thực hiện qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ bản chính các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan; tự chịu trách nhiệm về tính xác thực của nội dung đã khai và chứng từ đã nộp, xuất trình; chịu trách nhiệm về sự thống nhất thông tin giữa hồ sơ lưu tại doanh nghiệp với hồ sơ lưu tại cơ quan hải quan. Đồng thời, người khai hải quan tự chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc chuyển đổi chứng từ từ bản giấy sang dạng chỉ tiêu thông tin điện tử. Cơ quan hải quan chỉ kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm.

Tiếp đó, Thông tư 121 chỉ liệt kê các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan, không quy định theo hướng "bản chụp" hay "bản chính" như cách diễn đạt trước đây.

Đồng thời, Thông tư quy định thực hiện số hóa tất cả các chứng từ thuộc bộ hồ sơ trong thông quan dưới dạng chỉ tiêu thông tin. Theo đó, hồ sơ được chuyển sang dạng dữ liệu điện tử hoặc gửi qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, góp phần hỗ trợ thông quan hàng hóa nhanh chóng, giảm việc người khai hải quan phải đến cơ quan hải quan nộp chứng từ giấy trong nhiều trường hợp. Về phía cơ quan hải quan, dữ liệu được tập trung để phục vụ công tác quản lý.

Giảm giấy tờ, tăng phân cấp: các thủ tục "nhiều vướng" được chỉnh lại

Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa đổi nhiều nội dung theo hướng cắt giảm chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan và tăng phân cấp – phân quyền ở một số khâu thủ tục.

Tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, hồ sơ khai sửa đổi, bổ sung yêu cầu người khai hải quan nộp nhiều chứng từ; với một số trường hợp đặc thù cơ quan hải quan phải kiểm tra xác minh thông tin, dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện thủ tục. Vì vậy, Thông tư 121 quy định đơn giản hóa hồ sơ người khai hải quan phải nộp khi khai bổ sung, theo đó chỉ còn 2 chứng từ:

‎Một là văn bản ghi nhận việc và thống nhất phương án xử lý giữa người gửi và người nhận hàng trong trường hợp gửi thừa hàng, nhầm hàng, thiếu hàng: 01 bản chụp;

‎Hai là hóa đơn thương mại ghi nhận việc sửa đổi các thông tin về hàng hóa và giá trị hàng hóa: 1 bản chụp.

Về xử lý, sau khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan căn cứ thông tin hàng hóa còn trong khu vực giám sát hay không để xem xét.

Với trường hợp hàng hóa còn trong khu vực giám sát hải quan, hải quan nơi đăng ký tờ khai quyết định kiểm tra thực tế hàng hóa và giải quyết tiếp thủ tục theo quy định.

Với trường hợp hàng hóa đã đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan (một phần hoặc toàn bộ), cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung. Nếu kết quả kiểm tra phù hợp thì giải quyết tiếp thủ tục theo nguyên tắc người khai hải quan tự khai, tự chịu trách nhiệm; nếu kết quả kiểm tra không phù hợp thì từ chối không chấp nhận nội dung khai bổ sung và xử lý vi phạm (nếu có).

Cắt giảm chứng từ khi đưa hàng về bảo quản

Thực hiện chủ trương cắt giảm thủ tục hành chính, Thông tư 121 điều chỉnh và cắt giảm 3 chứng từ trong thủ tục đưa hàng về bảo quản.

Hồ sơ cắt giảm gồm: Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành (trường hợp đăng ký kiểm tra chuyên ngành thực hiện trên Cổng thông tin một cửa quốc gia thì người khai hải quan không phải gửi chứng từ này cho cơ quan hải quan); Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành trong trường hợp lấy mẫu tại cửa khẩu; Tài liệu chứng minh địa điểm đưa hàng về bảo quản là kho bãi có địa chỉ rõ ràng, được ngăn cách với khu vực xung quanh, đảm bảo bảo quản nguyên trạng hàng hóa theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 33 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP…

Phó Cục trưởng Cục Hải quan Âu Anh Tuấn

Phó Cục trưởng Cục Hải quan Âu Anh Tuấn nhấn mạnh việc hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và quy trình nghiệp vụ là nhiệm vụ trọng tâm để thực hiện chủ trương tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước. Trong bối cảnh Chính phủ đẩy mạnh chuyển đổi số, ngành Hải quan lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm để xây dựng hệ thống hiện đại, phù hợp các cam kết quốc tế.

Về lộ trình thời gian tới, ông Âu Anh Tuấn cho biết năm 2026 là thời điểm quan trọng để rà soát, sửa đổi, bổ sung Luật Hải quan, dự kiến trình Quốc hội vào tháng 10/2026, làm cơ sở pháp lý đáp ứng yêu cầu thực tiễn của mô hình Hải quan số và số hóa toàn bộ quy trình thủ tục. Theo đó, các nghị định và thông tư hướng dẫn cũng sẽ được điều chỉnh tương ứng để bảo đảm tính đồng bộ khi hệ thống công nghệ thông tin mới đi vào hoạt động.

Một nội dung được nêu trong lộ trình là kế hoạch thay thế Hệ thống VNACCS/VCIS, dự kiến triển khai từ ngày 31/12/2026. Giai đoạn từ cuối năm 2026 và đầu năm 2027, cơ quan Hải quan sẽ ứng dụng đưa tất cả thủ tục hải quan, từ quản lý rủi ro, kiểm tra sau thông quan đến quản lý thuế, tích hợp trên một nền tảng duy nhất là Hệ thống Hải quan số và Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Phó Cục trưởng Âu Anh Tuấn yêu cầu các đơn vị, đặc biệt là các chi cục hải quan khu vực, nhanh chóng phổ biến và quán triệt nội dung tập huấn cho đội ngũ công chức thực thi. Việc nắm vững nội dung sửa đổi tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP, Thông tư 121/2025/TT-BTC và sử dụng thành thạo phần mềm nghiệp vụ được xác định là yêu cầu bắt buộc để nâng cao chất lượng thực thi pháp luật

"Cần tập trung phản ánh, trao đổi các khó khăn phát sinh từ thực tiễn để kịp thời tháo gỡ, bảo đảm quy định mới và phần mềm nghiệp vụ vận hành thông suốt, góp phần vào tiến trình hiện đại hóa ngành Hải quan", Phó Cục trưởng Âu Anh Tuấn nói.

Theo BCP